Bolehkah Perusahaan Menahan Ijazah Karyawan? Kini Dilarang Pasal 78 UU 27/2026

Menahan ijazah sebagai jaminan kerja kini dilarang undang-undang, bukan lagi sekadar surat edaran. Ini isi Pasal 78 UU 27/2026, pengecualiannya yang sempit, sanksinya, langkah bila ijazah Anda ditahan, dan cara sah bagi perusahaan melindungi biaya pelatihan.

Oleh Roberto Bosta Sianturi, S.H., M.B.A., CMLC, CPCD · 4 Nov 2026 · 9 menit baca

Ringkasan

• Pasal 78 ayat (1) UU 27/2026 melarang pemberi kerja mensyaratkan atau menahan ijazah dan dokumen pribadi pekerja sebagai jaminan dalam hubungan kerja.
• Pengecualiannya hanya untuk ijazah atau dokumen yang diperoleh dari pendidikan dan pelatihan yang dibiayai pemberi kerja, berdasarkan perjanjian kerja tertulis (Pasal 78 ayat (2)).
• Pelanggar dikenai peringatan tertulis, denda administratif, atau pembatasan kegiatan usaha, dan tetap wajib mengembalikan ijazah (Pasal 79).

Praktik menahan ijazah asli sebagai “jaminan” agar karyawan tidak keluar sebelum kontrak selesai masih sering ditemukan. Bagi perusahaan, alasannya terdengar wajar: biaya rekrutmen dan pelatihan sudah dikeluarkan. Bagi pekerja, akibatnya berat, karena tanpa ijazah asli mereka sulit melamar pekerjaan lain. Sejak 28 Oktober 2026, persoalan ini tidak lagi bergantung pada surat edaran, karena larangannya sudah tertulis di undang-undang.

Apa bunyi larangannya?

Pasal 78 ayat (1) UU No. 27 Tahun 2026 menyatakan bahwa dalam membuat perjanjian kerja, pemberi kerja dilarang mensyaratkan ijazah atau dokumen pribadi milik pekerja, dan dilarang menahan ijazah atau dokumen pribadi milik pekerja, sebagai jaminan dalam hubungan kerja.

Larangan serupa berlaku untuk lembaga penempatan tenaga kerja: Pasal 50 ayat (1) huruf b melarang pelaksana penempatan menahan ijazah atau dokumen pribadi pencari kerja sebagai jaminan penempatan. Sebelum undang-undang ini, larangan yang sama sudah lebih dulu disampaikan lewat Surat Edaran Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025, yang menyebut contoh dokumen pribadi seperti sertifikat kompetensi, paspor, akta kelahiran, buku nikah, dan BPKB.

Kapan perusahaan masih boleh menyimpan ijazah?

Pasal 78 ayat (2) memberi satu pengecualian: untuk kepentingan yang dibenarkan secara hukum, atas ijazah atau dokumen pribadi yang diperoleh melalui pendidikan dan pelatihan yang dibiayai pemberi kerja, berdasarkan perjanjian kerja tertulis. Ketiga unsur itu harus terpenuhi bersamaan.

Sanksi bagi perusahaan

Pemberi kerja yang melanggar Pasal 78 ayat (1) dikenai sanksi administratif berupa peringatan tertulis, denda administratif, dan/atau pembatasan kegiatan usaha (Pasal 79 ayat (1)). Yang sering terlupa adalah Pasal 79 ayat (2): sanksi itu tidak menghilangkan kewajiban pemberi kerja untuk mengembalikan ijazah atau dokumen pribadi kepada pekerja. Tata cara pengenaan sanksinya akan diatur dalam peraturan pemerintah (Pasal 79 ayat (3)).

Bila ijazah Anda ditahan

1. Minta kembali secara tertulis (Pekerja): Ajukan permintaan pengembalian dengan merujuk Pasal 78 dan 79 UU 27/2026. Simpan bukti pengirimannya.
2. Periksa perjanjian kerja (Pekerja): Lihat apakah ada klausul penyerahan ijazah, dan apakah ijazah itu benar diperoleh dari pelatihan yang dibiayai perusahaan.
3. Bipartit (Pekerja dan perusahaan): Perselisihan hak diselesaikan lebih dulu lewat perundingan bipartit.
4. Pengawas dan mediasi (Dinas ketenagakerjaan): Bila tidak dikembalikan, laporkan ke pengawas ketenagakerjaan dan ajukan mediasi di dinas ketenagakerjaan setempat.

Cara sah bagi perusahaan melindungi biaya pelatihan

Perusahaan tetap boleh melindungi investasi pelatihannya, tetapi dengan instrumen yang sah, bukan menahan ijazah yang dibawa pekerja sejak awal.

• Perjanjian ikatan dinas tertulis yang menyebut nilai pelatihan, jangka waktu ikatan, dan kewajiban mengembalikan biaya secara proporsional bila pekerja keluar lebih awal.
• Penyimpanan sertifikat hasil pelatihan yang dibiayai perusahaan, hanya bila diatur dalam perjanjian kerja tertulis sesuai Pasal 78 ayat (2), dengan tanda terima dan tanggung jawab bila rusak atau hilang.
• Ganti rugi pemutusan PKWT sebelum waktunya sesuai Pasal 90, bila hubungan kerjanya berdasarkan PKWT.

Isi minimal perjanjian ikatan dinas yang lebih aman

Ikatan dinas yang rapi melindungi kedua pihak, karena pekerja tahu persis apa yang ia setujui dan perusahaan punya dasar tagihan yang jelas bila pekerja keluar lebih awal. Paling tidak, perjanjian itu memuat hal berikut.

• Nama, penyelenggara, dan nilai biaya pendidikan atau pelatihan yang benar-benar dibayar perusahaan, dengan bukti pembayarannya.
• Jangka waktu ikatan yang wajar dibanding nilai pelatihan, dihitung sejak pelatihan selesai.
• Rumus pengembalian yang menurun sesuai sisa masa ikatan, bukan denda tetap yang sama besar sejak hari pertama.
• Daftar dokumen hasil pelatihan yang disimpan perusahaan, tanda terimanya, dan kewajiban mengembalikannya ketika ikatan selesai atau biaya sudah dilunasi.

Klausul seperti ini perlu disusun hati-hati. Nilai pengembalian yang tidak wajar atau jangka waktu ikatan yang terlalu panjang dapat dipersoalkan sebagai menghalangi pekerja mencari pekerjaan yang lebih layak. Ringkasan kewajiban pengusaha lainnya ada di artikel kewajiban pengusaha menurut UU 27/2026.

Perlu merapikan klausul ikatan dinas di kontrak kerja Anda? Pelajari layanan Perjanjian Kerja dan Peraturan Perusahaan CML →

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

• UU No. 27 Tahun 2026: Larangan menahan ijazah (Pasal 78), sanksi (Pasal 79), penempatan kerja (Pasal 50)
• SE Menaker No. M/5/HK.04.00/V/2025: Larangan penahanan ijazah dan dokumen pribadi pekerja
• UU No. 2 Tahun 2004: Penyelesaian perselisihan hubungan industrial